Guía del comprador para elegir la HCE correcta

Las nuevas historias clínicas electrónicas están diseñadas para ser más fáciles de usar, más seguras y más escalables. Además. simplifican el proceso de compartir información de los proveedores asistenciales, los investigadores de ciencias biológicas y los pacientes con el objetivo de mejorar los diagnósticos, el tratamiento y la prestación de cuidados. Los sistemas de HCE de nueva generación utilizarán la última tecnología disponible, especialmente la IA, para respaldar el análisis avanzado de datos, automatizar la toma de notas y ofrecerle al personal clínico acceso por voz a los registros del paciente.

Cambiar a un nuevo proveedor de HCE es una tarea compleja y desafiante. En este artículo, exploraremos los principales factores a tener en cuando al evaluar nuevos sistemas de HCE.

¿Qué es una HCE?

Los sistemas de HCE son plataformas de software para almacenar y gestionar los datos médicos de los pacientes, incluidos los diagnósticos, la medicación, los planes de tratamiento y los resultados de las pruebas y análisis. Las HCE basadas en estándares abiertos pueden conectarse a sistemas utilizados por otros proveedores asistenciales, gobiernos e investigadores de ciencias biológicas, lo cual facilita la coordinación y ayuda a mejorar los cuidados al paciente.

Historia clínica electrónica frente a Registro médico electrónico

Los registros médicos electrónicos son los precursores de las historias clínicas electrónicas (HCE) y fueron diseñados para almacenar y gestionar electrónicamente los registros de un paciente de una única consulta o de un único profesional asistencial. La mayoría de las HCE pueden extraer datos de cualquier lugar donde un paciente haya recibido cuidados, independientemente del profesional asistencial que lo haya atendido o la ubicación, así como seleccionar información de otras fuentes, siempre y cuando el otro profesional asistencial utilice un sistema compatible con la HCE en uso. Por ejemplo, las HCE pueden vincularse con otros sistemas de empresas de ciencias biológicas para conectar pacientes que tengan la oportunidad de participar en ensayos clínicos.

¿Cuáles son los 7 tipos de HCE?

La mayoría de los proveedores asistenciales que buscan implementar una nueva HCE están considerando principalmente los sistemas desarrollados por proveedores que están alojados en sus propias instalaciones o aquellos que almacenan y gestionan los datos en la nube, aunque hay más tipos de HCE disponible en el mercado. Lea la siguiente información para obtener más información sobre las distintas opciones de sistemas de HCE que existen.

1. Alojado por el médico. En este modelo, la HCE se ejecuta en los servidores de la consulta, la clínica o el hospital. En este caso, la organización es la responsable de asumir todos los costos asociados con la compra y gestión de los equipos, el equipo de red y la fuente de alimentación, así como de la contratación del personal de TI.
2. Alojado en remoto. Estas HCE están gestionadas por un proveedor externo fuera de las instalaciones, se ejecutan en los servidores del proveedor elegido y normalmente el cliente puede acceder a ellas mediante una red privada virtual con internet.
3. Basado en la nube (SaaS). Mientras que las HCE con alojamiento remoto tienden a estar dedicadas a un cliente específico, las HCE basadas en la nube aprovechan el entorno multiinquilino, es decir, el intercambio de recursos y costos entre un gran grupo de clientes. No obstante, todos los datos del cliente están protegidos por el proveedor de la nube y almacenan de forma independiente de los datos del resto de clientes. Estas HCE son más fáciles de actualizar mediante la instalación de las últimas funcionalidades y parches de seguridad, y el proceso de escalar o desescalar es más sencillo en comparación con los sistemas que se encuentran alojados el centro. Además, los costos asociados a TI son más fáciles de predecir y se reduce la carga de trabajo de las organizaciones de TI de los clientes.
4. Específico de la especialidad. Algunas HCE están diseñadas específicamente para la prestación de determinados tipos de cuidados según la especialidad como, por ejemplo, cuidados para Oncología, Cardiología, Dermatología, Obstetricia y Geriatría. Estas HCE según especialidad se conectan a datos clínicos más detallados y específicos, por lo que es más sencillo para los investigadores encontrar participantes para ensayos clínicos en función de las distintas especialidades.
5. Sistemas integrados para la gestión de la práctica clínica y la HCE. Las HCE con funcionalidades integradas para la gestión de la práctica clínica permiten que los usuarios naveguen de forma sencilla por las distintas funciones dedicadas a la gestión de la práctica clínica, incluida la programación, el registro, el seguimiento, la contabilidad, la participación y la documentación de los pacientes, todo ello desde una única aplicación.
6. Código abierto. En el caso de las HCE de código abierto, los desarrolladores pueden descargarse el código fuente y modificarlo para adaptarlo a sus propias necesidades, si bien esto esto está sujeto a las restricciones impuestas por las licencias de distribución. A pesar de que algunas HCE de código abierto pueden ser menos costosas y más flexibles que las HCE comerciales, es posible que presenten mayores dificultades durante la implementación y a la hora de prestar asistencia técnica.
7. Creación personalizada. Las HCE personalizadas requieren que las empresas diseñen, configuren, realicen pruebas y mantengan su propio sistema. Al igual que ocurre con los sistemas de HCE de código abierto, el mayor beneficio que presentan estas HCE es la capacidad de personalizar los sistemas para cumplir con las necesidades clínicas y operativas de la organización. Sin embargo, este beneficio se ve a menudo opacado por el alto costo y la complejidad de creación y mantenimiento de los sistemas, así como los problemas de interoperabilidad.

¿Cómo elegir la HCE más adecuada para su organización?

La decisión de comprar y cambiar a una nueva HCE puede ser abrumadora. No obstante, los profesionales asistenciales que abordan este tipo de proyectos teniendo claro el tipo de personas que deben participar, los criterios que deben utilizarse para evaluar los posibles sistemas y los pasos necesarios para obtener la aceptación de los usuarios estarán mucho mejor preparados para que la implementación se realice con éxito.

1. Evaluación de sus necesidades. La evaluación de las necesidades puede ser un proceso bastante largo, ya que las organizaciones tienen que revisar sus flujos de trabajo y los posibles obstáculos, identificar los requisitos clínicos, técnicos y administrativos, y determinar cómo esta inversión en HCE servirá de cara a sus objetivos a largo plazo. Aproveche este momento para realizar encuestas o entrevistas con tantos usuarios de la organización como le sea posible. No todos los usuarios podrán estar en el equipo de selección de la HCE (hablaremos de esto más adelante), pero la participación de un mayor número de personas en esta fase le podrá ayudar a identificar necesidades que puede que de primeras no sean tan evidentes.
2. Establecimiento de un presupuesto. El costo de la HCE varía en función de diversos factores como el proveedor, la complejidad de la implementación o el número de usuarios. No obstante, debería ser capaz de estimar de forma precisa y razonable el costo de la implementación inicial y del uso continuo después de haber evaluado las necesidades de la organización y de haber decidido los requisitos.
3. Formación de un equipo de selección. Al igual que con la evaluación de las necesidades que tiene la organización, el equipo de selección de la HCE debería incluir representantes de todos los departamentos de la organización, aunque este sea un equipo más pequeño. Este equipo debería incluir patrocinadores ejecutivos, líderes clínicos, médicos de primera línea, personal de enfermería, otros miembros del personal clínico, personal de TI, representantes legales y de cumplimiento normativo, y líderes de operaciones comerciales. Incluya también un jefe de proyecto para ayudar al equipo a cumplir con la entrega del material de implementación y los plazos de entrega.
4. Búsqueda de proveedores. Empiece a buscar proveedores una vez se hayan documentado las necesidades de la organización, se haya determinado la forma en la que un nuevo sistema de HCE se integrará con sus objetivos a largo plazo y se haya establecido un presupuesto razonable. Una vez elaborada una solicitud de propuestas, utilice las distintas respuestas para crear una lista de proveedores que cumplan con los criterios que ha establecido para la organización. Estos criterios debería ir más allá de las funciones y características de la HCE. Busque un proveedor que le ayude a formar al personal, que proporcione materiales de aprendizaje autodirigido al que los usuarios puedan acceder cuando lo consideren conveniente y que tenga un registro de seguridad sólido de datos y de protección de la privacidad.
5. Solicitud de demostraciones. Las demostraciones muestran a los miembros del equipo de selección las distintas funcionalidades de la HCE. Además, durante las demostraciones se pueden hacer preguntas y ver casos de uso específicos en un entorno de producción. El objetivo es determinar si la HCE podrá cumplir con las necesidades empresariales de la organización en cuanto a la usabilidad, las funcionalidades requeridas y los flujos de trabajo.
6. Comprobación de referencias. Pida a los proveedores seleccionados que le proporcionen los nombres y la información de contacto de clientes que tengan un tamaño similar al suyo, que utilicen los mismos tipos de funcionalidades del sistema y que compartan objetivos organizativos similares. De este modo, podrá preguntarles sobre sus experiencias tanto con la HCE como con el proveedor. Asimismo, hable con clientes que no se encuentren en la lista de referencia del proveedor. Puede encontrar otros clientes en ferias comerciales de la industria, asociaciones, comunidades en línea y redes profesionales.
7. Comparación de ofertas. La mejor oferta de un proveedor debería reflejar una comprensión clara de los objetivos a lograr, el alcance de la implementación y el presupuesto con el que cuenta su organización. Se debe proporcionar un cronograma detallado y razonable que tenga en cuenta la formación y la asistencia técnica continua.
8. Prueba de la HCE. Los programas piloto permiten determinar si la nueva HCE es viable en situaciones reales, mientras que los programas de prueba se centran el enfoque de la implementación y permiten que los implementadores sepan cómo manejar mejor el riesgo. El éxito de este programa se basa en marcar objetivos claros y mantener una buena comunicación con todos los representantes, incluidos los usuarios finales, los equipos de TI y los patrocinadores ejecutivos.
9. Toma de una decisión. Una vez que el equipo dedicado a la selección de la HCE haya realizado los pasos anteriores, ya deberían estar listos para poder elegir el proveedor y la HCE que mejor se adapte a sus necesidades.
10. Creación de un plan de implementación. Desarrolle un cronograma para la implementación y el periodo de formación. Para la gran mayoría de los profesionales asistenciales, los pasos fundamentales incluyen la transferencia de datos de la HCE anterior, la configuración de los permisos de acceso para que el personal clínico pueda ver los datos adecuados, y la formación del personal sobre el uso de la nueva HCE.

Los 10 factores que se deben considerar al elegir una HCE

Una vez que haya reunido a su equipo de selección, considere repartir las responsabilidades entre los distintos miembros del equipo para que cada uno evalúe características y funciones distintas de la HCE en función de su experiencia y el posible uso de la HCE. Si no sabe por dónde empezar, aquí le dejamos 10 áreas en las que puede centrarse.

1. Tecnología de vanguardia. La incorporación de los últimos avances en IA y otras tecnologías no solo pueden mejorar la participación de los pacientes y prestar una asistencia eficiente en la toma de decisiones basadas en evidencia, sino que es un indicador de que el proveedor está comprometido con continuar innovando.
2. Usabilidad. Las primeras generaciones de las HCE eran difíciles de utilizar y actualizar, lo que aumentaba al agotamiento y desgaste laboral del personal clínico. No obstante, las nuevas HCE ofrecen una navegación sencilla, con interfaces a nivel de consumidor y reconocimiento de voz avanzado, que no solo alivian la carga administrativa, sino que también reducen la entrada de datos y los errores de transcripción.
3. Interoperabilidad. Cada vez es más importante para los proveedores asistenciales poder compartir los datos de las HCE con los pacientes, pagadores, investigadores y otros funcionarios de la salud, por lo que la interoperabilidad del sistema se convierte en un factor decisivo al elegir una HCE.
4. Costo. Es fundamental no solo centrarse en el precio inicial de la licencia o de la suscripción de la HCE, sino en todos los costos asociados con la evaluación de la misma (como, por ejemplo, el costo de retirar a una persona de su puesto de trabajo) y los costos relacionados con la gestión del cambio, la pérdida de productividad durante la puesta en marcha de la nueva solución, la formación continua y el mantenimiento (cuando corresponda).
5. Formación y asistencia técnica. La calidad de la formación y de la asistencia técnica es primordial. Pregunte a los posibles proveedores de la HCE sobre cómo se impartirá la formación (en persona, en línea o una combinación de las dos) y cómo se adaptará a los diferentes roles, así como su duración y costo. La asistencia continua debe ser completa y puntual. Por este motivo, pregúntele a los proveedores acerca de los tiempos de respuesta y resolución para los distintos tickets de asistencia técnica. Las últimas funcionalidades de las HCE, entre las que se incluyen herramientas potenciadas por la IA y sistemas de escucha ambiental, requerirán de diferentes tipos de formación y asistencia técnica. Por ejemplo, en el caso de la escucha ambiental, el personal clínico tiene que interiorizar que deberá verbalizar la información para que esta pueda agregarse correctamente a la historia clínica del paciente. De lo contrario, la escucha ambiental no podrá, por ejemplo, escuchar cuál es la presión arterial del paciente e introducir estos datos en la HCE.
6. Escalabilidad. La HCE escalables pueden admitir sin problemas el aumento de usuarios, el tráfico del sistema y el almacenamiento de datos sin que esto afecte al rendimiento ni a la fiabilidad. La capacidad de aumentar el almacenamiento es especialmente importante para acomodar las cantidades de datos relacionados con la IA que están en continuo crecimiento.
7. Seguridad. Trate de buscar una HCE que incorpore controles de acceso sofisticados, que encripte los datos almacenados y que proporcione un registro de auditoría sobre quién accede a los datos, cuándo accede a ellos y los cambios que realiza. Además, las funcionalidades de supervisión continua pueden ayudarle a detectar posibles problemas de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo.
8. Informes y análisis. Los proveedores asistenciales necesitan herramientas de análisis sólidas que conecten las HCE, las fuentes de los pagadores y los repositorios de datos de atención a la salud para que los analizadores de datos puedan recopilar, combinar, limpiar y estandarizar los datos en un único cuadro de mandos disponible para el personal tanto del lado clínico como del lado empresarial de las operaciones. El análisis descriptivo puede proporcionar información sobre los pacientes, como los antecedentes quirúrgicos, el historial de enfermedades , los tratamientos anteriores o las visitas al departamento de urgencias. El análisis de diagnóstico puede explicar por qué se producen ciertos resultados o eventos médicos como, por ejemplo, por qué determinados tipos de pacientes son más propensos a experimentar complicaciones quirúrgicas. (En este contexto, "diagnóstico" hace referencia a un tipo de análisis de datos, no a un diagnóstico médico). El análisis predictivo puede analizar los datos relacionados con los factores de riesgo de los pacientes, las tendencias de salud pública y la disponibilidad de recursos para ayudar a los proveedores de atención a la salud a prever la posible demanda de suministros médicos, miembros del personal y espacio inmobiliario. El análisis prescriptivo recopila alternativas de cuidados que el personal clínico puede recomendar a los pacientes en función de sus características personales como, por ejemplo, la edad, los antecedentes de enfermedades crónicas o la probabilidad de que cumplan con las directrices clínicas.
9. Acceso móvil. El personal clínico debería tener acceso a la HCE desde los teléfonos inteligentes y las tabletas que utiliza a diario para poder obtener datos del paciente en el punto de atención, actualizar los registros de los pacientes en casi tiempo real y prevenir de este modo los retrasos administrativos.
10. Integración con el Portal del paciente. Estos portales permiten que los pacientes consulten y renueven las prescripciones, busquen resultados de pruebas, se comuniquen con su equipo de cuidados, programen citas y realicen pagos, además de otros tipos de tareas. Busque portales cuyo uso sea sencillo y fácil, y que promuevan la interactividad.

Creación de una mejor experiencia de la atención a la salud con la HCE de Oracle Health

La HCE de Oracle Health ayuda a que los proveedores asistenciales puedan abordar algunos de los retos más complicados de la atención a la salud, incluida la identificación de las pruebas necesarias para mantener sanos a grupos de pacientes, la determinación de aquellos pacientes que necesitan citas de seguimiento y la combinación de datos limpios y compilados provenientes de distintos proveedores asistenciales para crear una historia clínica del paciente completa y detallada. La HCE de Oracle Health se ejecuta en la infraestructura en la nube de Oracle (OCI), reforzándose de este modo la seguridad del almacenamiento de los datos confidenciales relacionados con la salud. Asimismo, la IA se aplica a las tareas más comunes de los profesionales asistenciales con el objetivo de aumentar la productividad del personal clínico y ayudar con la toma de decisiones clínicas.

Preguntas frecuentes sobre la elección de una HCE

¿Quién utiliza los sistemas de HCE?

Tanto los hospitales de manera independiente como los sistemas de atención a la salud de gran envergadura que incluyen varios centros, los consultorios médicos privados y las pequeñas clínicas utilizan las HCE para almacenar y gestionar los datos de los pacientes. Además, los gestores de salud pública seleccionan los datos de las HCE para dar seguimiento y analizar las tendencias de salud poblacional.

¿Cuál es la diferencia entre ERP y HCE?

Por un lado, los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) prestan asistencia a empresas de todo tipo de sectores para gestionar sus finanzas, adquisiciones, proyectos y otros procesos. Por otro lado, los sistemas de historia clínica electrónica (HCE) ayudan a los proveedores asistenciales a almacenar, gestionar y compartir los datos de los pacientes con el fin de mejorar el proceso de diagnóstico y los tratamientos.

¿Se consideran las HCE más seguras que los registros en papel?

A pesar de que los registros en papel no pueden sufrir ciberataques, es cierto que estos se pueden perder, extraviar o destruir. Los registros de los pacientes almacenados en historias clínicas en la nube están protegidos por varias capas de seguridad y permiten realizar copias de seguridad de manera remota: