Calcolare il ROI dell'ERP

Prima che le aziende intraprendano un progetto per implementare applicazioni ERP (Enterprise Resource Planning), devono sviluppare un business case che includa obiettivi specifici, vantaggi e costi di una nuova implementazione, nonché un calcolo del ritorno sull'investimento. Tale valutazione del ROI dovrebbe tenere conto dei costi dell'implementazione, tra cui la formazione dei dipendenti, l'interruzione del lavoro e altri ostacoli operativi, rispetto ai vantaggi, in particolare quelli finanziari, che le nuove applicazioni offriranno.

È fondamentale che il business case si concentri sul raggiungimento degli obiettivi aziendali. Questo è possibile collegando specifici cambiamenti aziendali a potenziali vantaggi, in modo che tutti i soggetti coinvolti nell'implementazione, dai dirigenti agli utenti finali, possano vedere o misurare il successo. Inoltre, non è sufficiente affermare che l'azienda potrebbe risparmiare 800.000 dollari consolidando i processi di procurement. È necessario designare un responsabile con il compito di assicurarsi che i processi aziendali migliorino di pari passo con i cambiamenti di sistema.

Come calcolare il ROI dell'ERP

Prima di implementare un nuovo sistema ERP, le aziende devono scoprire e quantificare il valore potenziale rispetto ai costi totali. Raramente le aziende possono effettuare questo tipo di analisi da sole. Devono rivolgersi a consulenti e/o ai fornitori ERP stessi, che contribuiscono con competenze di settore e tecnologiche, conoscenza delle diverse aree operative (quali finance, pianificazione e produzione) ed esperienza con altre aziende simili che hanno già intrapreso questo percorso.

Questi esperti incontrano i leader aziendali per definire obiettivi e portata dell'implementazione, quindi conducono "workshop di scoperta" con le persone di tutta l'organizzazione. Con questi dati a disposizione, passano alla fase di analisi, confrontando l'efficienza e l'efficacia delle diverse funzioni e individuando opportunità di risparmio sui costi, crescita del fatturato e mitigazione del rischio. Infine, creano un business case che definisce gli obiettivi aziendali più ampi e identifica gli ostacoli operativi da superare per consentire la trasformazione digitale. Il business case include vantaggi, criteri di successo e piani d'azione specifici: gli analisti possono utilizzare questa roadmap per calcolare il ROI. La formazione dei dipendenti e la facilità d'uso dell'applicazione sono essenziali per massimizzare il ROI di un nuovo sistema ERP.

Continua a leggere per ottenere informazioni più specifiche sul calcolo del ROI di un sistema ERP.

1. Valuta i processi aziendali. Esamina i processi e i flussi di lavoro della tua azienda per individuare quelli che rallentano o duplicano il lavoro, ad esempio flussi di lavoro finanziari che comportano l'inserimento manuale dei dati nei sistemi o noiosi processi IT resi necessari dall'utilizzo di software obsoleti. Questo è anche un buon momento per valutare le opportunità di utilizzare l'intelligenza artificiale per produrre previsioni aziendali migliori o adottare software finanziari basati su cloud per liberare il personale IT dalle attività di manutenzione dei sistemi, in modo che possa concentrarsi maggiormente sulle attività a valore aggiunto.
2. Individua i vantaggi associati a un sistema ERP ottimizzato. È necessario stimare i benefici attesi in un arco di tempo specifico, in genere da cinque a dieci anni. Alcuni di questi vantaggi tangibili includono una chiusura finanziaria più rapida, previsioni finanziarie migliorate, riduzione delle scorte (che libererà liquidità) e riduzione dei costi di manodopera grazie all'automazione dei processi.
3. Determina il costo dell'investimento. I costi che dovrai prendere in considerazione per determinare il ROI includono i costi di consulenza, abbonamenti software o licenze software, i costi di integrazione, implementazione, formazione e test e i costi dell'hardware. Il costo dell'investimento varia da azienda ad azienda, a seconda del numero di utenti e del fatto che il sistema ERP gestisca una o più aree, come contabilità clienti e fornitori, o si estenda a pianificazione finanziaria, gestione del magazzino, produzione, procurement e ad altre aree.

Formula del ROI di un ERP

La formula del ROI di un ERP è semplice, ma ottenere le cifre necessarie per un calcolo accurato può essere complesso. Ci sono due momenti principali nell'implementazione di un ERP: la fase iniziale di acquisto e installazione e l'utilizzo continuativo del sistema, che coinvolge una serie di fattori, come la formazione e la familiarizzazione dei dipendenti con le funzionalità e i vantaggi, e il perfezionamento dell'output degli strumenti di analytics, in modo che i leader aziendali ottengano le informazioni accurate e in tempo reale di cui hanno bisogno per prendere decisioni migliori.

La formula di base per il calcolo del ROI è la seguente:

ROI = (valore totale dell'investimento - costo totale dell'investimento) / costo totale dell'investimento x 100

Il primo passo consiste nel calcolare il costo totale dell'investimento o costo totale di proprietà (TCO), che puoi ottenere con questa formula:

TCO = prezzo di acquisto + costi di implementazione + costi operativi per un periodo in anni (spesso da cinque a dieci anni)

In breve, il ROI di un ERP è il rapporto tra i guadagni derivanti da un investimento in un ERP (espresso in dollari) e il il costo totale di proprietà (TCO). Tale rapporto viene espresso come percentuale. Il TCO comprende i costi iniziali del sistema e i costi che maturano nel tempo, che con un sistema basato su cloud corrisponderebbero ai costi di abbonamento per l'intera durata del sistema. Maggiore è il rapporto tra guadagni e TCO, migliore è il ROI.

Concetti chiave

• Il calcolo del ROI dell'investimento ERP è un compito complesso, ma senza questi numeri, i leader aziendali potrebbero non comprendere l'urgenza dell'aggiornamento e il personale non necessariamente accetterà i cambiamenti di flusso di lavoro e di processo che devono essere introdotti.
• I sistemi ERP basati su cloud sono meno costosi da implementare e mantenere rispetto ai sistemi on-premise, offrendo alle aziende vantaggi immediati e distribuendo i costi del sistema nel tempo.
• Molti aggiornamenti del sistema ERP si estendono oltre le funzionalità finanziarie di un'azienda, interessando anche procurement, gestione del magazzino, project management e persino produzione.

Vantaggi dell'ERP per le aziende

In modo analogo alla ristrutturazione di una casa, l'aggiornamento di un sistema ERP può sembrare un'impresa rischiosa. Ma non farlo può significare cedere terreno alla concorrenza che opera in modo più efficiente e prende decisioni più consapevoli in ambito finanziario e di altro tipo, a volte in tempo reale e sulla base dei dati raccolti dall'intera organizzazione. Continua a leggere per saperne di più sui vantaggi che possono derivare da un sistema ERP moderno.

• Maggiore flessibilità. I ​​moderni sistemi ERP basati su cloud sono modulari, quindi le aziende possono implementare i componenti di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno, anziché in un'unica grande implementazione iniziale. Ad esempio, un'azienda potrebbe implementare l'hub per la contabilità, la contabilità fornitori, la contabilità clienti, la gestione delle spese e altri moduli finanziari di un sistema ERP cloud, lasciando procurement, project management e altre funzionalità di sistema per un secondo momento.
• Semplificazione e ottimizzazione della contabilità e riduzione degli errori. L'automazione di attività banali e ripetitive, come l'inserimento dei dati, aiuta i team finance ad accelerare il processo di chiusura finanziaria, ridurre i costi e permettere alle persone di dedicare più tempo ad attività di maggior valore. La maggior parte degli errori contabili sono errori manuali, ed è in questa fase che emerge il vero valore dei sistemi finanziari automatizzati. Un software finance con elevati livelli di automazione e integrazione di sistema ridurrà al minimo la necessità di interventi manuali e, di conseguenza, gli errori.
• Accesso ai dati finanziari in tempo reale. Quando i dati finanziari vengono consolidati in un unico database, le aziende possono ottenere una visione completa e aggiornata delle performance finanziarie, inclusi costi, ricavi e redditività. Sulla base di analytics preimpostati, i team finance possono monitorare in tempo reale importanti indicatori KPI (Key Performance Indicator), come la rotazione del magazzino, i margini di profitto e il capitale circolante. I team potranno dedicare meno tempo alla riconciliazione dei conti e più tempo a progetti che aggiungono valore all'organizzazione.
• Riduzione dei costi operativi e di magazzino. Collegando la gestione del magazzino ad altre operazioni aziendali, come la pianificazione finanziaria e la previsione della domanda, le aziende possono gestire meglio i livelli delle scorte. I nuovi sistemi ERP possono persino ordinare automaticamente nuovi articoli quando necessario o avvisare i responsabili degli acquisti. L'ottimizzazione dei livelli del magazzino può ridurre i costi operativi, evitando che le aziende non abbiano scorte sufficienti a disposizione e riducendo così i costi di opportunità derivanti da mancati ricavi, o scorte eccessive, che possono comportare maggiori sprechi e spese di stoccaggio. Offrendo una migliore visibilità sulle tariffe e sulle performance dei fornitori, i moderni sistemi ERP aiutano anche i manager a negoziare prezzi e tempi di consegna migliori.
• Consolidamento del procurement. Le aziende che sanno quanto spendono, ad esempio, per le forniture per ufficio, possono utilizzare questi dati per consolidare gli acquisti con un gruppo ristretto di fornitori e negoziare degli sconti. Se i dipendenti dispongono di un unico portale di procurement facile da usare che li indirizza a tali fornitori e automatizza le approvazioni, le aziende possono risparmiare e disporre di un'unica fonte di dati per monitorare queste spese.
• Scalabilità per soddisfare le esigenze di un'azienda in crescita. Le aziende in crescita hanno bisogno di un sistema ERP facilmente scalabile per supportare volumi di transazioni crescenti, nonché picchi e cali periodici di attività.

Ritorno tangibile e non tangibile sull'investimento ERP

I vantaggi "tangibili" dell'ERP sono quelli facilmente quantificabili, ovvero associati a un valore misurabile, che si tratti di costi inferiori o di tempi di risposta più rapidi alle richieste dei clienti. Tra gli esempi rientrano la riduzione dei costi di manodopera, l'aumento della produttività e il miglioramento dei tempi di risposta ai clienti.

I vantaggi "soft" o non tangibili sono più difficili da misurare. Tra questi rientrano il miglioramento del morale dei dipendenti e una maggiore fidelizzazione (nella misura in cui i moderni sistemi ERP sono facili da usare ed eliminano i noiosi processi manuali). Includono anche una migliore brand equity presso i clienti, che può derivare dall'offerta di più opzioni e un servizio migliore, ad esempio attraverso un processo più snello per gli ordini e la possibilità per i clienti monitorare meglio la posizione delle loro spedizioni. Sebbene i vantaggi non tangibili possano essere difficili da calcolare, vale la pena presentarli ai responsabili delle decisioni come parte del business case formale per un nuovo sistema ERP.

Come migliorare il ROI dell'ERP

Le aziende decidono di aggiornare i propri sistemi ERP per diversi motivi, ma soprattutto per sfruttare i numerosi vantaggi del cloud, tra cui il modello di pagamento in abbonamento, gli aggiornamenti periodici delle funzionalità, i vantaggi in termini di sicurezza e scalabilità e il fatto che i fornitori cloud si occupino interamente della manutenzione del sistema. Ecco i passi che le aziende possono adottare per valutare il ROI dei propri sistemi ERP e determinare se un aggiornamento sia opportuno.

1. Monitorare i KPI relativi all'implementazione. Questi KPI possono includere metriche aziendali, come l'affidabilità delle previsioni finanziarie, i margini sui progetti gestiti con il sistema ERP, i livelli di rotazione delle scorte e la produttività, nonché valutazioni delle applicazioni stesse, come le funzionalità di reporting e analisi dei dati, l'usabilità delle applicazioni e le performance del sistema.
2. Mappare i processi aziendali gestiti dall'ERP. Le mappe dei processi aziendali sono rappresentazioni visive dei passi necessari per eseguire un processo dall'inizio alla fine. Sono essenziali per individuare le attività e le operazioni manuali e le opportunità di automazione o altri tipi di miglioramento dell'efficienza.
3. Identificare le lacune nelle performance e le opportunità di miglioramento. Un'analisi delle lacune o delle esigenze consente di confrontare lo stato attuale di un'organizzazione e gli obiettivi target. Per quanto riguarda la valutazione del ROI dei sistemi ERP, il software in uso potrebbe richiedere l'inserimento manuale di dati ridondanti in sistemi isolati, mentre un nuovo sistema ERP connesso potrebbe eliminare tale ridondanza e quindi tale lacuna. I sistemi più datati potrebbero non disporre di efficaci funzionalità di sicurezza necessarie per difendersi dagli attacchi informatici più recenti. Non riuscire a colmare questo divario può mettere a rischio un'azienda e i suoi clienti.
4. Quantificare i potenziali vantaggi tangibili e non tangibili e i risparmi sui costi. Misurando l'attuale spesa IT per l'ERP, inclusi manutenzione, supporto, sicurezza, aggiornamenti e integrazione, è possibile quantificare i vantaggi tangibili dei risparmi sui costi. Tali costi includono software e hardware, disaster recovery e spazio fisico nel data center. I costi del personale possono includere il personale finance che gestisce ancora processi manuali, nonché il personale IT (e i consulenti) responsabile della gestione, manutenzione, integrazione, protezione e aggiornamento delle applicazioni ERP legacy e del relativo hardware sottostante. I vantaggi non tangibili non sono altrettanto facili da misurare, ma sono comunque reali. Includono la capacità di attrarre dipendenti di alta qualità che vogliono lavorare con il software più recente e di migliorare le relazioni con i clienti fornendo informazioni accurate e aggiornate sullo stato degli ordini.

Introduzione all'implementazione di Oracle ERP

Le aziende che avviano il processo di implementazione dell'ERP con una chiara comprensione del ROI ottenibile, saranno in grado di ottenere supporto in tutta l'organizzazione, mettere in atto i processi di gestione delle modifiche che aumenteranno il livello di comfort delle persone rispetto al nuovo sistema e di prendere decisioni più consapevoli sull'allocazione delle risorse. Le aziende che passano a Oracle Fusion Cloud Enterprise Resource Planning (ERP) traggono vantaggio da funzionalità all'avanguardia per la gestione di finance, produzione, procurement e altre attività nelle applicazioni in esecuzione sull'infrastruttura cloud scalabile e ad alte prestazioni di Oracle. Oracle Cloud ERP è una suite integrata di applicazioni, completata da Oracle Fusion Data Intelligence, che riunisce dati aziendali, analytics dei dati pronti all'uso e modelli di intelligenza artificiale e machine learning predefiniti per fornire insight più approfonditi e accelerare il processo decisionale.

Domande frequenti sul ROI dell'ERP

Qual è il tasso di successo dell'ERP?
Secondo un report del 2023 di Panorama Consulting Group, l'83% delle organizzazioni che hanno eseguito un'analisi del ROI pre-implementazione e con un sistema ERP è operativo da più di un anno afferma che i progetti ERP hanno prodotto il ROI previsto.

Come è possibile ottenere il miglior ROI dall'implementazione del sistema ERP?
I sistemi integrati completamente basati su cloud sono fondamentali per ottenere il miglior ROI dall'implementazione del sistema ERP, grazie alle loro funzionalità, scalabilità, sicurezza, costi e ad altri vantaggi.

Perché è difficile calcolare il ROI dell'ERP?
Calcolare il ROI di un investimento ERP è difficile perché i potenziali vantaggi sono sia tangibili che non tangibili e perché non tutte le aziende sono in grado di documentare le sfide e quantificare i benefici.

Il software ERP è un buon investimento?
Il software ERP è considerato uno degli investimenti IT fondamentali, data l'importanza dei processi di finance, produzione, project management, procurement e di altro tipo che consente di gestire e migliorare.