Che cos'è il procurement?

Tutte le organizzazioni devono fare acquisti, che si tratti di una startup di 10 persone o di una multinazionale. Una paninoteca potrebbe acquistare carta e penne da un negozio di forniture per ufficio utilizzando i fondi accantonati per le spese. Un produttore di dispositivi medici potrebbe dover acquistare materiali radioattivi da un altro paese. Tutto questo rientra nell'ambito del procurement e gestire gli acquisti correttamente può fare la differenza tra sforare il budget o realizzare un profitto.

Che cos'è il procurement?

Il termine procurement si riferisce al processo che le organizzazioni utilizzano per reperire e acquistare i materiali necessari alla loro attività. Pensa, ad esempio, a un laboratorio farmaceutico. All'interno di quel laboratorio si potrebbero trovare tutte le attrezzature necessarie per eseguire esperimenti scientifici: becher, provette, prodotti chimici, centrifughe e così via. Tutte queste attrezzature vengono acquisite tramite un processo di procurement, in genere gestito da un reparto dedicato interno all'azienda.

Procurement nel dettaglio

I processi di procurement variano a seconda del settore, delle normative, delle dimensioni dell'azienda e del budget, ma in genere includono passi simili. Il processo inizia con una richiesta di acquisto. Tornando al nostro esempio farmaceutico, un team di ricerca medica potrebbe aver bisogno di macchinari per analizzare campioni di sangue o tessuti. In questo caso, il team invia una richiesta al reparto di procurement indicando il motivo per cui questa apparecchiatura è necessaria, insieme alle sue specifiche (ad esempio, "deve mantenere una temperatura costante per una corretta analisi del campione"). Se la richiesta viene approvata, il team di procurement cerca l'attrezzatura giusta, al giusto prezzo, dal fornitore più affidabile. Spesso questo viene fatto inviando una richiesta di preventivo (RFQ) a tutti i fornitori di apparecchiature mediche con cui il team collabora, contribuendo a garantire che l'azienda ottenga la macchina giusta al miglior prezzo.

I fornitori rispondono alla richiesta fornendo i preventivi e il team può selezionare il preventivo più adatto alle esigenze e al budget. Il team invia al fornitore un ordine di acquisto e il fornitore consegna la macchina insieme a una fattura che il reparto finanziario dell'università deve saldare. Questo processo è noto come "source-to-pay".

Questo è un semplice esempio di acquisto di un singolo pezzo di apparecchiatura. I processi di procurement possono diventare sempre più complessi a seconda delle dimensioni dell'organizzazione, del settore, del volume degli ordini e del numero di fornitori. Ad esempio, una grande azienda manifatturiera potrebbe aver bisogno di procurarsi da tutto il mondo le materie prime utilizzate per realizzare i suoi prodotti (acciaio, alluminio, legno, gomma e così via). Oltre a ciò, dovrebbe procurarsi le attrezzature di produzione utilizzate nei suoi stabilimenti (ad esempio bracci robotici, torni, nastri trasportatori, ecc.), dispositivi di sicurezza, carrelli elevatori, pallet per magazzino, computer e, forse, anche gli immobili dove collocare lo stabilimento. Ciò interesserebbe migliaia di fornitori e milioni di transazioni all'anno. Comporterebbe anche migliaia di contratti, che definiscono i termini legali che i fornitori e i produttori devono rispettare. Anche le organizzazioni governative devono gestire complessi processi di procurement, che in genere prevedono la pubblicazione di richieste di preventivo per rendere il processo aperto a tutti i potenziali offerenti e trasparente per i contribuenti.

Tutta questa complessità ha portato allo sviluppo di software di procurement, che le aziende utilizzano per automatizzare il processo il più possibile. Con il supporto dell'intelligenza artificiale integrata, il software di procurement ora può automatizzare un numero maggiore di passaggi complessi che in precedenza potevano essere svolti solo da persone, ad esempio la stesura di una lettera di presentazione per una richiesta di preventivo. Man mano che l'intelligenza artificiale si evolve, potrebbe consentire di automatizzare un maggior numero di processi source-to-pay.