Tio steg för en framgångsrik implementering av vårdinformationssystem

Vårdinformationssystem, som har varit i allmänt bruk i över ett decennium, ger vårdpersonal och patienter en holistisk bild av en patients hela sjukdomsbakgrund och aktuella behandlingar. Hälso- och sjukvården har dock varit långsam med att införa modernare och mer vårdpersonalvänliga vårdinformationssystem, trots deras många fördelar. Sådana system kan till exempel transkribera läkares muntliga observationer och instruktioner så att läkarna kan lägga mer tid på att interagera med sina patienter i stället för att stirra på en datorskärm. Standardbaserade vårdinformationssystem kan också hjälpa vårdgivare att riva databarriärer som hindrar vårdpersonalen från att få en holistisk bild av sina patienter. Moderna implementationer av vårdinformationssystem – i synnerhet de som drar nytta av molninfrastrukturer – är också lättare att storleksanpassa än äldre system som körs lokalt, och de kan lättare införliva de senaste uppdateringarna.

Vad är ett vårdinformationssystem?

Vårdinformationssystem innehåller uppgifter, såsom basuppgifter, hälsohistorik, undersökningsresultat, provsvar, vårdpersonalens anteckningar, behandlingsplaner och recept. De är kittet som håller ihop vårdgivarorganisationer och ger vårdpersonal och patienter (via invånarportaler) tillgång till en heltäckande bild av en persons hälsostatus.

Vad är implementering av vårdinformationssystem?

Implementering av vårdinformationssystem är den process då vårdgivare installerar det system som de har valt. I de flesta fall innebär detta också överföring av befintliga data från ett äldre vårdinformationssystem till ett modernare och konfigurering av gränssnitt så att vårdpersonal och patienter får åtkomst till uppgifter baserat på behörighet. I implementeringen ingår också att utbilda personal om hur det nya systemet ska användas. Det finns naturligtvis mer att säga om denna process, och denna artikel kommer att göra en djupdykning i vart och ett av stegen.

Viktiga lärdomar

• Moderna vårdinformationssystem bidrar till ökad kvalitet på patientvården och patientutfall i stort, och de kan hjälpa vårdgivare till en effektivare och lönsammare verksamhet.
• Implementering av ett nytt vårdinformationssystem kräver omfattande testning av användarupplevelse och användarutbildning. Den lyckas bäst om rätt personer är inblandade redan från början av processen.
• Vårdgivare, leverantörer, implementeringskonsulter och andra samarbetspartner måste åta sig att genomföra inte bara övergången, utan även faserna som följer på implementeringen, för att säkerställa att systemet uppdateras regelbundet och att teknisk support alltid finns till hands.

Betydelsen av en framgångsrik implementering av ett vårdinformationssystem

Att implementera ett nytt vårdinformationssystem, oavsett om det rör sig om ett ersättningssystem eller ett helt nytt, är en stor investering som kräver noggrann planering för att allt ska bli rätt. Om implementeringen lyckas kan mottagningar och sjukhus förbättra sin vårdkvalitet genom att vårdpersonalen får tillgång till patienternas fullständiga sjukdomsbakgrund och tidigare behandlingar och, med de modernaste systemen, genom att underlätta för dem att tillbringa mer kvalitetstid med varje person.

Genom en lyckad implementering av ett vårdinformationssystem kan vårdgivare också koppla samman information som tidigare fanns på skilda ställen, både internt och i externa system, och dessutom ansluta organisationens ekonomi- och personalhanteringsprogram för att lättare hantera ersättning från försäkringsbolag och schemalägga personalen.

En misslyckad implementering å andra sidan kommer inte bara att kosta dyra resurser, utan också avskräcka vårdpersonalen, administratörerna och i slutändan patienterna.

Hur lång tid tar det att implementera ett vårdinformationssystem?

Det kan ta 15 månader eller ännu längre att implementera ett nytt vårdinformationssystem för varje vårdinrättning hos en stor vårdgivare. Då ingår alla kliniska funktioner, produkter för patientadministration och kodning, testning efter implementering samt stöd för utbildning av personalen. För mindre mottagningar eller kliniker kan implementeringstiden ligga på tre till fyra månader.

Tio steg för en framgångsrik implementering av vårdinformationssystem

För att implementera ett vårdinformationssystem behöver man genomföra ett antal steg. Vissa av dessa är fristående och andra överlappar varandra. De olika stegen innefattar behovsbedömning, val av leverantör, projektplanering, konfigurering av det nya systemet, datamigrering, utbildning av personal, test av det nya systemet hos en mindre personalgrupp och till sist driftstart och därefter teknisk support. Slutligen behövs en objektiv utvärdering av det nya systemet och justeringar bör utföras vid behov.

1. Behovsbedömning: Identifiera mål och krav. Börja med att utvärdera det aktuella vårdinformationssystemet och identifiera de funktioner som måste finnas i det nya systemet. Denna information bör finnas med i anbudsförfrågan. Följande funktioner brukar ofta räknas som kritiska: möjligheten att ansluta till andra system (detta är numera ett lagkrav för nya system i de flesta industriländer), möjligheten att transkribera samtal mellan läkare och patient (så att läkarna kan tillbringa mer kvalitetstid med patienterna), möjligheten att automatisera recept och andra kliniska ordinationer, möjligheten att generera rapporter för granskning av vårdkvalitet (för värdebaserad vård och andra syften) och möjligheten att kommunicera via telehälsa och andra mobilappar.
2. Val av leverantör: Välja rätt vårdinformationssystem. Vilken leverantör och vilket system som är rätt beror lika mycket på organisationen som på själva leverantören och systemet. Överväg sådana faktorer som projektets omfattning och vilka mål ni vill uppnå (se steg 1). När dessa grundläggande frågor har besvarats kan ni skicka ut en anbudsförfrågan och sedan använda svaren för att börja sortera bort leverantörer och skapa en slutlista över lämpliga kandidater.
   
   Utöver önskade funktioner, egenskaper och användbarhet måste leverantörens prisstruktur och produktens totalkostnad beaktas. Ni måste också utvärdera om leverantören är beredd att samarbeta inte bara med att genomföra den tekniska implementeringen, utan också med att utbilda personal och förbereda instruktioner för självhjälp. Ni behöver också sätta er in i systemets funktioner för datasäkerhet och sekretess. Vilka åtgärder finns för att hantera dataintrång och hur kan systemet hjälpa er att efterleva HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act, USA) och andra lagar?
   
   Ni kommer att behöva ta referenser från andra vårdgivare i samma storlek och med liknande behov för att fastställa inte bara om systemet uppfyller era behov utan också hur bra leverantören samarbetade med implementeringsteam och partner och huruvida de höll sina deadlines. Ni kommer att behöva veta hur leverantörens personal reagerade på acceptanstestning och andra önskemål om anpassningar och hur måna de var om att utföra service under den kritiska fasen precis efter införandet.
3. Projektplanering: Definiera tidslinje, budget och resurser. När ni väl har valt leverantör och implementeringspartner (om organisationen inte har en stor och erfaren IT-avdelning kommer ni att behöva en sådan också) för det nya vårdinformationssystemet kommer ni att behöva arbeta tillsammans med dessa för att fastställa hur lång tid det kommer att ta att installera den nya programvaran, integrera den med befintliga system, utbilda tidiga användare, utföra acceptanstestning och växla över från det gamla till det nya systemet. Pengar behöver avsättas inte bara för det nya systemet utan också för intern personal, vanligen till ett tvärfunktionellt projektteam med högre och direkt berörda chefer, vårdpersonal, IT- och supportpersonal. Detta team kan hjälpa leverantören och samarbetspartnern att förstå hur organisationen fungerar, se till att era angivna verksamhetskrav uppfylls, gå igenom acceptanstestning och återkoppling och hjälpa till att utbilda övriga anställda.
4. Anpassning och konfigurering: Optimera processer och skräddarsy systemet så att det uppfyller era behov. En av fördelarna med att migrera till vilket nytt datorsystem som helst är att det utgör ett tillfälle att granska interna processer och ersätta dem med branschens senaste bästa metoder – metoder som också finns inbyggda i programvaran. På många håll är recept till exempel numera endast elektroniska, så alla processer som handlar om hantering av pappersrecept kan förmodligen tas bort. Moderna vårdinformationssystem kan också varna vårdpersonalen för möjliga allvarliga läkemedelsinteraktioner och överkänslighet hos patienten och lyfta fram relevanta analytiska insikter med hjälp av avancerade verktyg för datavisualisering. Detta är också ett bra tillfälle att kontrollera att det nya systemet uppfyller era unika verksamhetskrav.
5. Datamigrering: Överföra befintliga patientuppgifter till det nya systemet. Patientuppgifter i äldre system kan innehålla fel. Och även om uppgifterna är korrekta och aktuella organiseras de ofta på nya sätt i det nya vårdinformationssystemet. Detta är en utmaning i rensning av data som er leverantör och implementeringspartner bör vara väl förtrogna med. Ni behöver emellertid ändå avsätta tid i planeringen för att grundligt kontrollera att de uppgifter som visas i det nya systemet stämmer.
6. Test: Säkerställa att systemet fungerar och är säkert. Innan ni växlar över till det nya systemet bör projektteamet stresstesta det. Använd testdata och dubbelkolla att det nya vårdinformationssystemet innehåller alla de egenskaper och funktioner som ni efterfrågade i anbudsförfrågan och som har utlovats, och att dessa funktioner kan hantera eventuella nya eller reviderade processer. Glöm inte att testa den medföljande invånarportalen lika noggrant som ni testar vårdinformationssystemets gränssnitt som ska användas av personal.
7. Utbildning: Utbilda personalen i hur systemet ska användas. Människor har ett naturligt motstånd mot förändringar, och motståndet blir extra starkt när deras arbeten redan är stressiga och tidskrävande. Det sista de tror att de behöver är att lära sig hur man använder ett nytt system och nya processer. För att få med alla på tåget och få ut mesta möjliga av det nya systemet bör ni börja med en liten grupp avancerade användare, kanske medlemmar ur det tvärfunktionella teamet. Dessa användare kommer inte bara att fungera som hjälpsamma (och ibland kritiska) medhjälpare åt leverantörens och samarbetspartnerns grupp av dedikerade utbildare, utan de kommer också att tala för det nya systemet med tveksamma slutanvändare och kunna intyga att det verkligen fungerar och är bättre än det de hade förut.
8. Driftstart: Implementera systemet i den dagliga verksamheten. Generellt sett finns det två sätt att ta sig an ett byte av vårdinformationssystem: den så kallade Big bang-metoden eller en stegvis övergång. Big bang-metoden kan vara väldigt stressande eftersom feltoleransen än väldigt låg och tidsfönstret för testning tenderar att vara smalare än vid en stegvis övergång. Med en stegvis övergång kan de arbetslag vars funktioner först övergår till det nya systemet dela sina erfarenheter med påföljande grupper, men denna metod kräver att organisationen stödjer två olika vårdinformationssystem under hela den tid som övergången tar.
9. Löpande support: Tillhandahålla kontinuerlig övervakning och felsökning. Särskilt under den första tiden är leverantören och implementeringspartnern ansvariga för att hjälpa till att felsöka konfiguration, datamigrering och andra tekniska problem. Interna team bör utbildas i hur de ska rapportera fel så att dessa kan hanteras på ett välordnat sätt baserat på allvarlighetsgrad. Förvänta er många klagomål och mycket förvirring bland användarna under de första dagarna efter bytet. Fält som tidigare fanns på den vänstra sidan av skärmen kanske finns längst ner till höger i det nya systemet, och det kommer att krävas lite tid för att personalen ska vänja sig vid sådana förändringar. Se till att det finns implementeringsteam (som också har medlemmar som jobbar i verksamheten) som kan vägleda personalen i hur de ska använda det nya systemet för att utföra sina arbetsuppgifter.
10. Utvärdering: Bedöma hur systemet fungerar och utföra förbättringar. Inget stort system kan vara helt perfekt från början. Be om återkoppling från användarna och säkerställ att er leverantör och implementeringspartner är beredda att snabbt göra justeringar vid behov.

Tio utmaningar vid implementering av vårdinformationssystem

Att implementera ett nytt vårdinformationssystem som på ett korrekt sätt efterhärmar eller förbättrar processer som är nödvändiga för uppdraget – och samtidigt hjälpa personalen att ändra sina arbetssätt när branschens bästa metoder införs – är extra utmanande inom hälso- och sjukvården, där betydelsen av uttrycket "nödvändigt för uppdraget" har en alldeles särskild tyngd. Hälso- och sjukvårdsdata kan också ofta vara röriga, och många äldre system är svåra att få att fungera tillsammans med andra system.

Förutom att personalens naturliga förändringsmotstånd måste övervinnas måste de också lära sig navigera på nya sätt och använda nya funktioner och arbetsflöden. Om man väljer fel leverantör eller implementeringspartner kan kostnaderna skjuta i höjden på grund av missade deadlines, systembuggar eller andra faktorer. Även efter en lyckad implementering behöver organisationen och dess samarbetspartner upprätta riktlinjer för hur systemet kontinuerligt ska uppdateras och förvaltas. Fortsätt läsa för att få veta mer om dessa och andra implementeringsutmaningar.

1. Förändringsmotstånd: Personalens motvilja att lära sig använda ny teknik. De allra flesta tycker inte om förändring, och i synnerhet inte när de ombeds att lära sig att utföra en ganska komplicerad uppsättning processer som de redan kan på ett nytt sätt. Ledningen, och även de i ledande vårdpersonalroller, behöver tydligt redan från början förmedla fördelarna och orsakerna till förändringen. Ett sätt att bryta ner det naturliga förändringsmotståndet är att involvera personer som kollegorna har högt förtroende för i ett tidigt skede av implementeringsprocessen. Dessa personer kan då fungera som förespråkare för det nya systemet.
2. Datamigrering: Svårigheter med att överföra befintliga patientdata. De dataetiketter som används i ett system kommer troligen inte att kännas igen av ett nytt system, och data i ett system kommer att behöva mappas till en helt annan uppsättning datatabeller. Om projektet ska lyckas är det nödvändigt att i ett tidigt skede involvera sakkunniga i processen med att utvärdera de data som flödar in i det nya systemet.
3. Systemintegrering: Brist på kompatibilitet med andra vårdsystem. Många äldre system har utvecklats med programmeringsspråk som inte används av nyare vårdinformationssystem.
4. Utbildning: Hjälpa tveksamma medarbetare att få upp farten. Om viktiga nyckelpersoner, däribland läkare och sjuksköterskor, involveras tidigt i implementeringsprocessen kan de hjälpa till att uppmuntra och utbilda sina kollegor (med stöd från leverantören eller implementeringspartnern under den första tiden).
5. Kostnad: Utgifter för den nya tekniken och annat. Ny programvara och den infrastruktur som ska stödja den (oavsett om den körs lokalt eller i molnet) kommer att innebära kostnader. Andra problem som leder till ökade tilläggskostnader kommer också att uppstå, till exempel svårigheter att rensa och migrera data. En organisation som har krav på omfattande anpassning av sitt nya vårdinformationssystem kommer också att få högre kostnader. Något som medför dolda kostnader är till exempel minskad produktivitet under implementeringens olika faser och eventuellt även fler övertidstimmar.
6. Driftstopp: Avbrott i verksamheten. Databaser och andra system, som exempelvis program för ekonomi- och personalhantering, behöver ibland tas ur drift, särskilt vid datamigrering och andra viktiga moment i implementeringen. Sådana avbrott kan mildras genom att berörd personal förvarnas och de viktigaste delarna av implementeringen planeras till perioder då den administrativa eller kliniska aktiviteten är låg.
7. Datasäkerhet: Hjälp att låsa in patientuppgifter. Vårdgivare verkar i en hårt reglerad miljö och de är dessutom självklara mål för cyberbrottslingar. Den genomsnittliga kostnaden för ett dataintrång inom vården var nästan 89 miljoner kronor under 2024. Enligt en rapport från IBM är detta högre än genomsnittskostnaden i någon annan bransch och nästan 36 miljoner mer är genomsnittet för branschen med de näst högsta kostnaderna för dataintrång, som är finanssektorn.
8. Avbrutna arbetsflöden: Anpassa kliniska arbetsflöden så att de fungerar i det nya systemet. Läkare och annan vårdpersonal är stolta över sitt arbete och sin förmåga att noggrant och snabbt möta patienternas behov. De kan bli frustrerade av att det gränssnitt som de är vana vid att använda förändras, till exempel om de behöver navigera till fält på nya ställen eller byta fönster för att göra något som tidigare utfördes i ett och samma fönster. Stegen för att skriva ut e-recept eller ladda upp eftervårdsinstruktioner i invånarportalen kommer att vara nya. Medlemmarna i implementeringsteamet har en viktig uppgift i att försöka underlätta övergången genom att hjälpa till med utbildningen och att propagera för det nya systemet.
9. Tekniska problem: Systembuggar under implementeringen. Det kommer oundvikligen att uppstå buggar, felaktig konfiguration som inte upptäcktes under testningsfasen och andra hinder som kan vara påfrestande för såväl administrativ personal som vårdpersonal. Det är viktigt att hitta dessa så tidigt som möjligt, åtgärda dem och inte låta dem störa driftsättningen av systemet.
10. Kontinuerligt underhåll: Kontinuerliga uppdateringar och supportkrav. Stå emot tendensen att sänka garden så snart den inledande implementeringsfasen är över. Planera för ett långsiktigt partnerskap så att leverantörer, implementeringspartner och er egen personal hjälper till med regelbundna systemuppdateringar och kontinuerlig support, särskilt för sådana funktioner som är nödvändiga för uppdraget.

Välja rätt vårdinformationssystem

De vårdgivare som sätter samman heltäckande och noggranna krav för sitt nya vårdinformationssystem, som skapar ett effektivt team med god representation av berörda medarbetare och som bestämmer sig för att låta detta tvärprofessionella team delta i valet av leverantör och implementeringspartner kommer att ha störst chans att välja det vårdinformationssystem som bäst passar deras behov.

Skapa en bättre vårdupplevelse med Oracle

Några av alla funktioner i Oracle Health Vårdinformationssystem är förmågan att identifiera vilka prover som behöver tas för att hålla en grupp patienter friska, identifiera patienter som behöver uppföljningsbesök för att kvalitetsmål ska uppnås, samt slå samman avidentifierade data från flera olika vårdgivare. Vårdinformationssystemet körs på Oracles molninfrastruktur, vilket ökar säkerheten för de känsliga hälsouppgifter som lagras där. Kommande versioner kommer att innehålla funktioner för generativ AI som gör att läkare kan filtrera information som är relevant för specifika sjukdomar och navigera i systemet med hjälp av kommandon på vanligt språk. Oracle Health Vårdinformationssystem, som är en standardbaserad plattform och interoperabel med andra system, innefattar en rad andra funktioner, till exempel möjlighet till integrering med Oracles program för ekonomi, personalhantering och andra administrativa funktioner.

Vanliga frågor om implementering av vårdinformationssystem

Varför ska vi byta vårdinformationssystem?

Många äldre vårdinformationssystem är inte interoperabla med varandra eller med nyare system, är svårnavigerade för användarna och saknar avancerade funktioner, såsom AI, som automatiserar sådana uppgifter som att ta anteckningar och skapa besökssammanfattningar.

Hur kan ett vårdinformationssystem se ut?

Ett av de främsta vårdinformationssystemen är Oracle Health Vårdinformationssystem, tidigare Cerner, som håller på att migreras till Oracles molninfrastrukturplattform och uppdateras med en rad nya funktioner för bland annat AI.